by Gibran Respati / January 02, 2024
Saat ini, kemajuan teknologi telah memudahkan berbagai bidang dengan adanya otomasi serta hal-hal yang serba online. Pengelolaan SDM dalam sebuah bisnis merupakan satu bidang yang mendapat dampak dari kemudahan teknologi, yakni dengan adanya Human Resources Management System (HRMS). Penjelasan di bawah ini akan menjabarkan HRMS mulai dari pengertian, manfaat, hingga tips memilihnya.
Sistem Manajemen Sumber Daya adalah perangkat lunak atau software tersentralisasi yang mendukung beberapa fungsi dan tugas seorang HR pada untuk mengelola salah satu bagian terpenting dalam bisnis atau kantor, yakni sumber daya manusia (SDM). HRMS dapat menjadi standar sekaligus memperkuat segala proses yang akan dilakukan oleh HR.
Dukungan terhadap tugas-tugas HR ini dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan HR yang relatif banyak serta kompleks. Dengan adanya HRMS, sebuah perusahaan tak hanya dapat memangkas waktu kerja, tapi juga biaya yang dibutuhkan untuk tugas-tugas yang diperlukan. Beberapa dukungan yang ditawarkan oleh HRMS antara lain seperti pembayaran gaji, pemberian tugas atau job desc, serta pemantauan kinerja karyawan.
Manusia merupakan salah satu komponen penting dalam perusahaan dan bisnis yang dijalankan. Bisnis yang berkembang terutama di era sekarang tentu menuntut segala sesuatu untuk lebih cepat, akurat, dan efisien. Dalam hal itulah HRMS sebagai software terpadu dapat diandalkan. Adanya HRMS dapat membantu berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan mulai dari perekrutan hingga evaluasi kerja karyawan.
Dalam hal perekrutan, HRMS dapat diandalkan untuk melakukan scanning secara cepat, sehingga karyawan-karyawan potensial yang sesuai dengan kriteria dapat segera diwawancarai atau direkrut. Setelah seseorang resmi menjadi karyawan dalam sebuah perusahaan, maka HRMS dapat menyimpan data terkait karyawan dalam sebuah penyimpanan cloud.
Selain itu, HRMS juga berperan dalam monitoring karyawan yang meliputi penilaian serta peningkatan kinerja karyawan. Kemampuan HRMS ini dapat mempermudah HR dan perusahaan untuk mengevaluasi karyawan secara cepat dan efektif.
Saat hari pemberian gaji tiba, perusahaan dapat memanfaatkan sistem penggajian dengan menyesuaikan kinerja serta presensi. Cara ini tentu sangat efektif untuk karyawan dalam jumlah banyak dan dengan gaji yang beragam.
Dalam sebuah perusahaan, HR memiliki banyak tugas terkait karyawan. Tugas-tugas tersebut tentu memiliki kaitan dengan pengembangan bisnis. Sebagai contoh, HR perlu merekap hasil kerja karyawan dalam kurun waktu tertentu (misalnya sebulan) sebagai tolak ukur penilaian dan evaluasi. Hasil kerja karyawan ini tentu berhubungan dengan kemajuan perusahaan, khususnya bidang tempat karyawan tersebut bekerja.
Dengan sistem pelaporan dari HRMS, maka pelaporan kerja karyawan bisa dilakukan dengan mudah, sehingga evaluasi pun juga dapat segera dilakukan. Evaluasi yang cepat dapat membuat karyawan lebih melakukan perbaikan kinerja dan produktivitas pun juga dapat meningkat.
Selain itu, HRMS juga berperan dalam peningkatan efisiensi bisnis. Dengan adanya aplikasi yang dapat melakukan berbagai pekerjaan sekaligus, maka perusahaan tidak lagi memerlukan banyak waktu untuk melihat data, memantau kinerja karyawan, serta melakukan pembayaran gaji saat waktunya tiba.
HRMS merupakan software yang memiliki fitur salah satunya untuk pelaporan kinerja karyawan. berisi beberapa fitur seperti pembayaran secara payroll, pemantauan kerja karyawan, presensi kehadiran, dan keamanan untuk berbagai data.
HRMS idealnya memiliki beberapa komponen utama yang meliputi fungsi-fungsi untuk menunjang tugas HR dalam hubungannya dengan karyawan. Berikut beberapa komponen utama HRMS:
Dalam kurun waktu tertentu, perusahaan akan mencari karyawan dan menyebarkan lowongan kerja di berbagai platform. Para rekruter dapat menggunakan HRMS sebagai modul yang mampu melacak dan memantau adanya pelamar dari aplikasi, portal rekrutmen, dan situs web pencarian kerja untuk semua tahap rekrutmen mulai dari seleksi, interview, hingga penerimaan karyawan. Hal ini tentu akan membuat proses rekrutmen lebih sederhana.
Data karyawan merupakan bagian penting dari eksistensi karyawan itu sendiri. Dalam hal ini, HRMS membantu perusahaan untuk menyimpan berbagai data karyawan seperti profil dasar, riwayat pekerjaan, jobdesc, hingga kinerja selama di perusahaan tersebut. Data-data ini akan disimpan dalam bentuk database terpusat sehingga HR atau manajemen perusahaan bisa mengaksesnya di mana saja dan kapan saja untuk bahan pertimbangan mengambil keputusan.
Perusahaan dapat memanfaatkan HRMS untuk keperluan pengaturan organisasi. Software ini dapat membantu perusahaan untuk membuat struktur organisasi menggunakan template yang sesuai dengan keinginan, proses bisnis, dan berbagai laporan dengan cara yang lebih fleksibel.
Banyak perusahaan yang memberikan manfaat pada karyawannya dalam berbagai bentuk seperti asuransi kesehatan, tambahan uang transportasi, komisi penjualan, dan lain-lain. Dengan penggunaan HRMS, perusahaan dapat mengatur, mengelola, dan menyesuaikan besaran manfaat yang akan diterima oleh para karyawan hanya dalam satu user interface.
Pada kebanyakan perusahaan, gaji karyawan dibedakan atas status (freelance, karyawan kontrak, atau part time), posisi, dan tingkat jabatan. Hal ini membuat pembayaran gaji menjadi sesuatu yang kompleks. HRMS dalam hal ini memiliki komponen yang mampu mengurangi kerumitan dan menyederhanakan pembayaran gaji karyawan dengan beberapa kecanggihan di dalamnya seperti modul akuntansi, penghitungan dan pemotongan pajak otomatis, serta penyimpanan data yang berguna sebagai pertimbangan dalam pemberian gaji.
HRMS dapat membantu untuk mengetahui kebutuhan karyawan melalui templat dan tren perubahan jumlah yang telah ditentukan. Dengan demikian, perusahaan dapat merencanakan dan mengelola tenaga kerja melalui proses seperti rekrutmen, pengembangan kemampuan, serta pemberian tugas dengan cepat dan tepat.
Perusahaan terkadang ingin memberikan kompensasi untuk karyawan yang telah memenuhi target kerja (KPI) tertentu atau mendapat penilaian baik sesuai standar perusahaan. Terkait dengan hal itu, perusahaan merancang dan mengelola kompensasi yang akan diberikan pada karyawan di setiap bagian dan jabatan menggunakan HRMS dengan cara menghubungkan antara performa atau kinerja dengan besaran kompensasi yang akan diberikan.
HRMS dapat membantu perusahaan terkait dengan kinerja karyawan. Manajemen dapat menerapkan KPI, standar kerja, dan target perkembangan karyawan sesuai ketentuan serta visi misi perusahaan. Cocokkan standarisasi yang telah dibuat dengan kinerja karyawan dalam kurun waktu tertentu lalu gunakan hasilnya sebagai bahan evaluasi.
Komponen utama dalam HRMS lainnya yaitu pengaturan presensi. Pengaturan presensi ini sangat penting untuk menentukan penilaian dan evaluasi terhadap karyawan. Tak hanya itu, pengaturan presensi juga bermanfaat untuk mengetahui biaya yang akan dikeluarkan perusahaan terkait dengan karyawan, departemen/bidang kerja, klien, jobdesc, serta proyek yang dikerjakan.
HRMS sebagai sebuah software mampu memberikan berbagai manfaat pada perusahaan, terutama dalam pengelolaan karyawan. Berikut beberapa keuntungan penggunaan HRMS:
HRMS memungkinkan perusahaan untuk membuat target serta tujuan kerja yang jelas. Target dan tujuan kerja yang jelas akan membuat karyawan lebih cepat memahami apa yang harus mereka kerjakan, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik dan memberi dampak positif untuk perkembangan perusahaan. Selain dari tujuan dan target yang jelas, HRMS juga dapat membantu karyawan dalam menciptakan berbagai program pelatihan, artikel, atau materi seputar posisi dan jobdesknya. Alhasil, karyawan dapat belajar berbagai hal baru yang dapat meningkatkan performa mereka saat bekerja.
Setiap bidang kerja pada sebuah perusahaan tentu memiliki daftar job desk atau tugas yang secara rutin dikerjakan oleh karyawan. Penggunaan HRMS dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk mengumpulkan informasi terkait tugas-tugas karyawan mulai dari seberapa banyak yang sudah dituntaskan, hingga presensi saat mengerjakan tugas yang diberikan. Software ini juga dapat diatur untuk bisa dilihat oleh semua karyawan. Hal ini dapat membantu karyawan untuk mengetahui apakah karyawan lain tersedia untuk tugas tersebut dan melihat apa saja tugas yang belum terselesaikan.
Pemantauan KPI secara efisien dan cepat dapat dilakukan menggunakan sistem HRM. Adapun parameter KPI yang bisa digunakan pada HRM antara lain yaitu lama bekerja, presensi, dan waktu yang diperlukan untuk mencapai target atau tujuan perusahaan. Adanya HRMS memungkinan perusahaan untuk mengotomasi penilaian berdasarkan parameter-parameter yang disarankan di atas. Hal ini membuat perusahaan dapat melakukan monitoring secara lebih cepat dan objektif.
Selain pemantauan KPI, sistem HRM juga dapat mempermudah pengelolaan serta pelacakan berbagai data, termasuk data karyawan yang merupakan bagian penting dari sebuah perusahaan. Data-data ini akan disimpan dalam penyimpanan cloud sehingga dapat dilihat kapan pun dan dimanapun tanpa khawatir adanya membuang waktu terlalu banyak kehilangan dan terjadi kesalahan saat melakukan input.
Dengan demikian, manajemen bisa membuat keputusan terkait karyawan dan kinerjanya secara cepat.
Selain kemudahan dalam pelacakan dan pengelolaan data karyawan, HRMS juga menjanjikan keamanan data perusahaan melalui otorisasi kata sandi. Sistem pada HRM akan mengenkripsi data-data tersebut sehingga tidak bisa dibobol atau dilacak oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
HRMS akan menyajikan data real time yang dapat membantu manajer perusahaan atau HR dalam berbagai pelaporan. Penggunaan HRMS akan menampilkan segala informasi terkait perusahaan dan karyawan dalam satu layar secara rinci. Hal ini akan memudahkan manajemen dalam melihat dan menganalisa laporan yang ada sehingga dapat mengambil tindakan lebih lanjut untuk perkembangan perusahaan secara cepat dan tepat.
Human error pada sebuah bisnis apalagi yang berskala besar, tentu akan memberikan dampak yang masif bagi bisnis itu sendiri. Selain itu, pembenahan atas human error tentu akan memakan waktu dan mengurangi efisiensi dalam pengembangan bisnis.
Segala otomasi, kemudahan, serta keamanan yang ditawarkan HRMS membuat perusahaan dapat mengurangi adanya human error yang membuat berbagai pengelolaan dan manajemen keseluruhan dari sebuah bisnis menjadi lebih mudah, cepat, serta efisien. Nilai-nilai positif inilah yang diharapkan dapat mendukung perkembangan bisnis yang dijalankan.
HRMS sering dikaitkan dengan HRIS (Human Resources Information System). Keduanya dapat dikatakan tidak ada perbedaan. HRIS bisa dikatakan sebagai suatu software yang berdiri sendiri, dimana berfungsi untuk menunjang seluruh operasional HR secara end-to-end, menyediakan fitur yang dalam, memiliki banyak modul yang terintegrasi. Sesuai namanya, sistem informasi HR merupakan software yang dirancang untuk menyimpan berbagai informasi terutama yang berhubungan dengan operasional sebuah perusahaan. HRIS dapat berisi database dari karyawan, divisi atau departemen yang dimiliki, serta data perusahaan lain secara menyeluruh. HRIS sebagai sistem paling dasar merupakan bagian dari HRMS sebagai sistem yang lebih besar. Sedangkan HRMS lebih familiar oleh dimata pengguna yang sudah memiliki pengalaman mengoperasionalkan enterprise resource planning (ERP) dimana modul HR nya sudah terintegrasi langsung dengan ERP.
Oleh karena itu, dasarnya fungsi dan tujuan HRMS dibandingkan dengan HRIS adalah sama untuk keperluan manajerial perusahaan secara keseluruhan terutama yang terkait dengan karyawan mulai dari data dan analisanya, pembayaran gaji, hingga pelaporan performa.
Setelah mengetahui definisi serta manfaat HRMS , Anda mungkin terpikir untuk memanfaatkan software HR ini pada bisnis. Namun sebelum itu, ada baiknya jika mengetahui terlebih dahulu beberapa pertimbangan untuk memilih software HR yang akan digunakan.
HRMS dirancang untuk membantu tugas-tugas HR. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui tantangan apa saja yang dihadapi sebelum memutuskan untuk menggunakan HRMS. Lakukan evaluasi untuk hal-hal seperti manajemen SDM, pengelolaan data, kesesuaian hasil dengan target perusahaan, dan strategi pengembangan perusahaan. Setelahnya, buatlah daftar untuk hal-hal yang ingin ditingkatkan. Cara ini dapat membantu dalam menggunakan fitur-fitur yang dimiliki HRMS.
Karena HRMS merupakan sebuah software, maka penting untuk berkonsultasi dengan mereka yang ahli atau bekerja di divisi IT terkait pemilihan HRMS. Berikan penjelasan terkait hal-hal yang diperlukan dalam bidang pengelolaan SDM agar mereka mendapat gambaran yang jelas terkait software yang tersedia di pasaran serta dapat memberi saran terbaik untuk perusahaan.
Menganalisis tantangan pada divisi HR juga berkaitan dengan anggaran yang akan dikeluarkan untuk memanfaatkan HRMS pada bisnis. Hal ini bertujuan agar anggaran yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan bisnis secara keseluruhan dan dapat menyelesaikan kendala yang ada. Selain tantangan, penting juga untuk mempertimbangkan faktor lain seperti implementasi, pemindahan data, dan pemeliharaan software untuk menyesuaikan dengan anggaran yang disiapkan.
Setelah memilih HRMS yang akan digunakan, selanjutnya adalah mengecek daftar vendor yang menawarkan software tersebut. Buatlah daftar vendor terbaik dan cari tahu secara mendalam terkait pengalaman mereka terkait masalah pada pengelolaan SDM dalam sebuah bisnis. Lakukan diskusi untuk menentukan vendor terbaik yang menjadi pilihan. Bila perlu, mintalah para vendor untuk menyediakan trial atau demo agar bisa lebih yakin untuk memilih software HRMS.
Bila langkah-langkah di atas telah dilakukan, selanjutnya adalah menentukan pilihan. Sakura HR System dapat menjadi pilihan untuk bisnis yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM. Anda dapat memilih layanan SPISy SaaS untuk solusi HR yang sederhana. Namun bila menginginkan software dengan modul yang lebih lengkap, pilihlah SPISy10 yang menyediakan lebih banyak fitur mulai dari penyimpanan informasi, pengaturan gaji, evaluasi kerja karyawan, berbagai simulasi manfaat untuk karyawan (tunjangan, kompensasi, atau bonus), serta berbagai pengajuan dan pelaporan.
HRMS merupakan software penunjang kerja HR dalam mengelola SDM. HRMS yang memiliki komponen seperti manajemen dapat memberikan segudang manfaat yang tujuan akhirnya adalah membuat segala pekerjaan terkait SDM menjadi lebih cepat, mudah, dan efisien. Bila ingin mendapatkan HRMS dengan fitur lengkap, jangan ragu untuk menggunakan SPISy HR System!
PT. Sakura System Solutions adalah penyedia solusi aplikasi hris indonesia termasuk system payroll untuk perusahaan Anda. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun dalam memberikan pelayanan terbaiknya, membuat PT. Sakura System Solutions menjadi salah satu penyedia jasa HRIS terbaik di Indonesia.
Pelajari lebih lanjut keunggulan Spisy HRIS dan Klik disini untuk informasi lebih lanjut mengenai Sakura System Solutions.
