by Gibran Respati / January 03, 2024
Di dunia bisnis yang semakin modern ini, pengelolaan waktu dan kehadiran karyawan merupakan aspek yang begitu krusial untuk keberhasilan suatu perusahaan. Dalam hal ini, aplikasi absensi online telah menjadi solusi yang sangat dicari untuk mengatasi berbagai tantangan terkait manajemen kehadiran karyawan.
Sebab, absensi yang tidak terkendali dapat mengakibatkan kerugian finansial dan kerancuan dalam manajemen kehadiran. Tidak hanya itu saja, membuat dan memelihara catatan absensi yang akurat bisa menjadi tugas yang sangat rumit. Apalagi jika perusahaan tersebut memiliki banyak karyawan atau lokasi kerja yang tersebar di berbagai daerah.
Oleh karenanya, pada artikel kali ini akan kamui hadirkan pembahasan mendalam mengenai apa itu aplikasi absensi online, ragam manfaat, hingga rekomendasinya untuk Anda!
Pada dasarnya, aplikasi absensi online merupakan sebuah sistem perangkat lunak berbasis digital atau software yang digunakan untuk mencatat dan mengelola kehadiran karyawan. Sistem ini memungkinkan para karyawan untuk mencatat waktu masuk dan keluar secara elektronik melalui berbagai metode.
Baik itu melalui metode pengenalan sidik jari, kata sandi, kode PIN, atau bahkan verifikasi wajah. Proses pengelolaan kehadiran menggunakan aplikasi absensi karyawan ini tentunya sangat berbeda jika dibandingkan dengan metode manual tradisional yang melibatkan lembaran kertas.
Dengan aplikasi ini, semua data kehadiran karyawan bisa langsung disimpan secara digital dalam sistem komputer atau di cloud. Di mana seluruh data-data tersebut dapat diakses dan juga dikelola secara langsung oleh staff HR atau manajemen. Dengan demikian, bisa dibilang juga bahwa aplikasi ini menguntungkan dua belah pihak.
Sistem absensi dalam software atau aplikasi online bekerja dengan cara mencatat dan menyimpan kehadiran karyawan pada server komputer. Di mana penyimpanan ini sering disebut juga sebagai dengan cloud. Data absensi dikirim dan disimpan melalui sistem cloud yang dapat diakses dari mana saja.
Untuk menjaga keamanannya, perusahaan dan karyawan harus mendaftarkan data mereka di aplikasi absensi. Tentunya seluruh data diri ini hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan saja, baik itu perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Perlu Anda ketahui juga bahwa aplikasi absensi online juga memerlukan lokasi karyawan sebagai data tambahan.
Dalam hal ini, GPS pada perangkat seperti smartphone atau laptop biasanya dimanfaatkan untuk mengetahui lokasi karyawan ketika sedang melakukan absensi.
Dengan demikian, hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan verifikasi lebih lanjut apakah karyawan hadir di lokasi yang seharusnya atau tidak. Keamanan data dan juga privasi pengguna adalah hal-hal utama yang wajib diperhatikan dalam penyimpanan cloud.
Perlu Anda ketahui bahwa ada banyak sekali keuntungan yang bisa didapatkan jika menggunakan aplikasi kehadiran online ini untuk karyawan, beberapa di antaranya yaitu :
Aplikasi kehadiran online bagi para karyawan dapat membantu perusahaan menghemat biaya operasional dengan menghilangkan kebutuhan akan perangkat fisik seperti mesin absensi. Tidak ada lagi pengeluaran untuk membeli, menginstal, atau memelihara perangkat fisik ini, yang dapat berarti penghematan yang signifikan dalam jangka panjang. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu membeli perangkat absensi terpisah untuk setiap cabang atau lokasi, sehingga biaya tambahan juga dapat diminimalisir. Bahkan, kebanyakan di antara aplikasi perangkat kehadiran online ini bisa diakses secara gratis, jadi perusahaan tidak harus mengeluarkan anggaran lagi.
Software kehadiran online menghilangkan kebutuhan akan perangkat fisik seperti mesin fingerprint atau kartu absensi, yang seringkali mahal. Pengadaan perangkat ini biasanya memerlukan investasi awal yang besar, dan perusahaan perlu membeli perangkat tambahan jika terjadi kerusakan atau kegagalan. Dengan aplikasi kehadiran online, karyawan dapat menggunakan perangkatnya sendiri, baik itu smartphone, tablet, laptop, atau komputer, tanpa perlu investasi tambahan melalui perangkat keras lagi.
Perlu Anda ketahui bahwa aplikasi kehadiran online ini memungkinkan pengawasan dan pemantauan kehadiran karyawan secara real-time. HRD dan manajer dapat dengan mudah melihat data kehadiran karyawan, memantau keterlambatan, dan mengambil tindakan yang tepat sesuai kebutuhan. Tentunya hal ini memberikan kemudahan dalam mengelola kehadiran karyawan, memastikan kedisiplinan waktu, dan menangani masalah dengan cepat.
Aplikasi absensi online berbasis android gratis ini sering menggunakan teknologi seperti GPS maupun biometrik. Di mana kedua teknologi ini dimanfaatkan untuk melakukan verifikasi kehadiran karyawan dan mengurangi risiko kecurangan. Dengan begitu, nantinya karyawan tidak dapat memanipulasi atau mengubah data kehadiran, karena data digital yang tersimpan aman dan dienkripsi. Hal ini pastinya dapat menciptakan kepercayaan yang jauh lebih besar dalam keakuratan data kehadiran para pegawai.
Perangkat lunak kehadiran online ini menyediakan perhitungan jam kerja yang otomatis dan akurat. Di mana waktu kehadirannya tercatat secara otomatis dan bisa dihubungkan dengan perangkat lain, sehingga dapat memastikan bahwa perhitungan jam kerjanya memang tepat. Dalam pengelolaan gaji dan penghitungan lembur, tentunya hal ini sangat penting karena perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam perhitungan.
Sistem kehadiran online ini mampu mencatat dan merekap data absensi, ketidakhadiran, dan keterlambatan karyawan secara otomatis. Bahkan, seluruh datanya tersimpan dengan sangat rapi dan terstruktur, sehingga bisa memudahkan proses rekapitulasi nantinya. Dengan begitu, HRD atau personalia dapat menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya digunakan untuk pencatatan manual.
Dengan menggunakan aplikasi kehadiran online ini, karyawan dapat menghemat waktu dalam melakukan absensi dan mengajukan cuti atau lembur. Bahkan karyawan dapat mengakses aplikasi ini dengan mudah, sehingga memungkinkan untuk fokus pada pekerjaan utamanya sendiri daripada prosedur administratif. Secara tak langsung, hal ini tentunya juga bisa berkontribusi pada peningkatan produktivitas di tempat kerja.
Umumnya, beragam aplikasi absensi online berbasis web gratis yang ada di internet dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya. Misalnya saja seperti sistem manajemen SDM yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan organisasi para pegawainya. Bahkan, kemampuan integrasi software absensi online dengan perangkat lunak seperti ini dapat membuat pengelolaan SDM jauh lebih efisien. Tidak hanya itu saja, aplikasi kehadiran online untuk karyawan ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen penggajian maupun pembagian tugas. Dengan begitu, aplikasi yang satu ini sangat membantu perusahaan mengoptimalkan proses kerja secara keseluruhan. Selain itu, aplikasi ini juga dapat menghindari duplikasi data dan tentunya meningkatkan efisiensi operasional bisnis perusahaan.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa ada banyak sekali aplikasi kehadiran online yang bisa digunakan oleh perusahaan di berbagai sektor. Jika Anda tertarik untuk menggunakan aplikasi ini untuk mengatur kehadiran para karyawan, simak beberapa rekomendasi berikut :
Aplikasi SPISy (Strategic Personal Information System) dari Sakura System Solutions adalah sebuah perangkat lunak HRIS dan Penggajian (Payroll) yang memiliki berbagai fitur penting dari perencanaan rekrut karyawan hingga analisa karyawan pensiun. Salah satu fitur unggulan yang disediakan oleh SPISy ini tak lain yaitu Payroll Component yang memungkinkan perusahaan mengelola komponen gaji dengan mudah.
Di mana dalam hal ini termasuk proses penggajian karyawan, pengelolaan BPJS ketenagakerjaan, tunjangan, dan juga jaminan pensiun. Dengan adanya fitur ini, perhitungan gaji menjadi lebih mudah dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Tidak hanya itu saja, SPISy juga menyediakan fitur slip gaji yang memungkinkan karyawan untuk mengunduh dan mencetak slip gaji karyawan sendiri.
Sehingga hal ini dapat memudahkan setiap karyawan untuk melacak penghasilan yang dimilikinya. Bahkan, laporan penggajiannya sendiri dilakukan secara otomatis dan sistematis. Di mana laporan ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, seperti berdasarkan periode, tahun, proyek, dan grup penggajian.
Aplikasi ini memiliki fitur keamanan ketat untuk menyimpan data bank penggajian, yang tentunya sangat penting untuk diperhatikan. Mengingat data-data ini bersifat sensitif dan sangat berisiko sehingga harus diwaspadai jika jatuh ke tangan orang yang salah.
Fitur penting lainnya yang dimiliki aplikasi ini yaitu Time Management, yang dapat membantu HR dalam mengelola catatan kehadiran karyawan melalui integrasi mesin absen maupun aplikasi mobile android maupun IOS. SPISy menghadirkan laporan Data kehadiran yang lengkap beserta dengan status keterlambatan, keterangan izin, dan pengaturan toleransi dimana hal tersebut adalah salah satu komponen yang penting untuk proses penggajian.
Absensi online dari SPISy dilengkapi dengan Geo-tagging berdasarkan radius yang dapat ditentukan sesuai dengan kebijakan serta multi-location titik pekerjaan. SPISypun memiliki fitur fake-GPS sehingga tidak ada tindak kecurangan dan tingkat keamanan yang dimiliki telah terstandarisasi.
Teknologi absensi online SPISy sangat bermanfaat dan cocok bagi perusahaan skala menengah - atas atau perusahaan yang memiliki jumlah karyawan lebih dari 500 pegawai.
Merupakan sebuah perangkat lunak yang memungkinkan perusahaan untuk melacak waktu yang digunakan oleh karyawan dalam berbagai proyek atau tugas. Aplikasi ini membantu dalam mengelola jam kerja dan menciptakan laporan untuk menilai efektivitas waktu yang digunakan oleh tim.
Aplikasi kehadiran online ini merupakan solusi sederhana untuk mengelola manajemen waktu dan juga absensi karyawan. Di mana aplikasi ini memiliki banyak sekali fitur termasuk manajemen kehadiran online maupun pengelolaan jadwal. Perlu Anda ketahui bahwa sistem tersebut dapat diakses secara gratis, tetapi perusahaan dapat beralih ke versi berbayar untuk layanan yang lebih lengkap.
Sistem kehadiran online yang satu ini sangat cocok untuk perusahaan dengan banyak karyawan yang bekerja di lapangan. Bahkan, aplikasi ini memungkinkan pemantauan aktivitas setiap pegawai secara real-time dengan GPS. Dengan demikian, hal ini dapat membantu perusahaan mengelola jadwal dan produktivitas karyawan.
Selain dapat diakses secara gratis, aplikasi absensi online ini bahkan menawarkan fitur jadwal, pengelolaan kehadiran, serta pilihan paket yang beragam. Tidak hanya itu saja, tampilan UI/UX yang dimilikinya membuat aplikasi ini mudah digunakan sehingga bisa membantu pembuatan jadwal dan pelacakan jam kerja.
Bisa dibilang bahwa aplikasi kehadiran online ini begitu sederhana dan tidak memerlukan GPS atau selfie untuk melakukan absen. Sesuai dengan namanya, aplikasi ini hanya menggunakan jaringan internet nirkabel atau WiFi saja untuk merekam dan mengelola absensi karyawan.
Seperti kebanyakan aplikasi kehadiran online lainnya, Jibble juga dapat dibuka melalui perangkat mobile maupun situs website. Dilengkapi dengan sistem GPS, aplikasi ini menawarkan berbagai format laporan serta kemudahan penggunaan. Meskipun berbayar, aplikasi ini memiliki biaya langganan yang cukup terjangkau yaitu hanya sekitar $3 US saja.
Menyediakan timesheet yang membantu mengawasi aktivitas pegawai, aplikasi ini juga bisa digunakan untuk membuat jadwal, memeriksa waktu kerja, dan mengelola jam istirahat. Tentunya aplikasi kehadiran karyawan ini sangat cocok untuk perusahaan yang memerlukan pemantauan waktu yang lebih mendalam.
Anda harus tahu bahwa aplikasi kehadiran online bagi karyawan ini cocok untuk bisnis skala kecil hingga menengah. Aplikasi ini bahkan dilengkapi dengan berbagai fitur menarik seperti halnya pemantauan kehadiran, pengelolaan shift, jam lembur, dan penjadwalan karyawan. Versi gratisnya mendukung hingga 75 karyawan, sementara versi berbayarnya sendiri menawarkan lebih banyak cakupan.
Jika ingin melacak waktu dan absensi karyawan perusahaan sendiri, Anda bisa memanfaatkan aplikasi yang bernama CKZ Time Clock. Aplikasi ini memiliki banyak fitur unggulan seperti halnya sistem penggajian otomatis, perekaman kehadiran, hingga pemantauan karyawan secara real-time. Tentunya semua fitur yang dimilikinya ini dapat digunakan di berbagai industri.
Setelah mengetahui definisi serta manfaat HRMS, Anda mungkin terpikir untuk memanfaatkan software HR ini pada bisnis. Namun sebelum itu, ada baiknya jika mengetahui terlebih dahulu beberapa pertimbangan untuk memilih software HR yang akan digunakan.
Pertama-tama tentunya disesuaikan aplikasi kehadiran online tersebut memiliki fitur yang dengan kebutuhan perusahaan Anda sendiri. Beberapa fitur yang mungkin diperlukan termasuk pencatatan waktu, izin cuti, perizinan lembur, pengelolaan jadwal, integrasi dengan sistem penggajian, dan pelaporan absensi.
Dalam hal ini, aplikasi kehadiran tersebut harus mudah digunakan oleh semua anggota tim, termasuk staf, manajer, dan admin. Antarmuka yang mudah dipahami tentunya dapat mengurangi kesalahan. Meskipun terlihat sepele, tetapi jangan salah sebab aplikasi kehadiran online dengan tampilan yang simple dapat meningkatkan keterlibatan pengguna.
Anda harus memastikan juga bahwa aplikasi absensi tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada di perusahaan. Misalnya saja seperti sistem penggajian, manajemen sumber daya manusia (HRM), atau kalender. Integrasi ini tentunya dapat mengurangi kerja ganda dan meningkatkan akurasi data.
Tentunya aplikasi kehadiran online ini harus dapat diakses dari berbagai perangkat, termasuk komputer, laptop, ponsel, dan tablet. Sebab hal ini dapat memungkinkan karyawan untuk mencatat absensi mereka dengan mudah. Terutama jika karyawan perusahaan Anda bekerja secara remote atau berpindah-pindah lokasi.
Kemampuan untuk menghasilkan laporan absensi yang lengkap dan analisis data yang akurat merupakan fitur penting yang wajib diperhatikan. Dengan demikian, hal ini dapat membantu manajer dan tim HR untuk memantau kinerja, mengidentifikasi trend, dan mengambil tindakan yang sesuai.
Selalu pastikan bahwa aplikasi tersebut menyediakan tingkat keamanan yang cukup untuk melindungi data pribadi dan informasi absensi karyawan. Data absensi harus disimpan secara aman dan hanya diakses oleh pihak yang berwenang.
Periksa apakah penyedia aplikasi absensi online menyediakan dukungan pelanggan yang baik atau tidak. Dukungan teknis yang cepat dan responsif sangat penting jika Anda mengalami masalah atau perlu bantuan.
Pertimbangkan juga apakah aplikasi tersebut dapat disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan Anda nantinya atau tidak. Cari tahu juga apakah aplikasi tersebut dapat menangani peningkatan jumlah karyawan dan fitur tambahan jika dibutuhkan di masa depan nantinya.
Aplikasi SPISy dari Sakura System Solutions memiliki sejumlah keunggulan utama sebagai aplikasi kehadiran online yang terbaik. Pertama, aplikasi ini memberikan kemudahan aksesibilitas, memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dari mana saja, selama terhubung dengan internet. Hal ini meminimalkan potensi keterlambatan atau kesalahan pencatatan absensi.
Kedua, aplikasi ini dilengkapi dengan fitur otomatisasi yang dapat mengelola absensi, cuti, dan lembur secara efisien. Proses ini memudahkan pengelolaan waktu dan meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan jam kerja. Selain itu, aplikasi ini juga mendukung integrasi dengan sistem HR yang ada, memungkinkan pengelola untuk mengakses data karyawan dengan mudah.
Terakhir, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur pelaporan yang canggih, memungkinkan pengguna untuk memantau kinerja karyawan secara real-time. Bahkan, aplikasi ini mampu menghasilkan laporan yang akurat dan informatif. Dengan kombinasi keunggulan-keunggulan ini, aplikasi SPISy dari Sakura System Solutions bisa menjadi solusi yang efektif dan efisien untuk manajemen absensi secara online.
Aplikasi absensi online SPISy merupakan solusi modern untuk mengelola absensi karyawan dengan efisien dan telah menjadiaplikasi hris indonesia terbaik . Dengan fitur-fitur canggihnya, perusahaan dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan.
Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif ini, melakukan investasi melalui aplikasi SPISy tentunya dapat membantu perusahaan Anda tetap berkembang. Segera hubungi customer service Sakura System Solutions melalui nomor telepon +62 21-391-5599 untuk informasi selengkapnya dan tingkatkan efisiensi serta produktifitas perusahaan Anda sekarang juga!
