Pada kurun waktu tertentu, seorang karyawan akan mendapat laporan hasil penilaian kinerja sebagai bentuk feedback serta acuan dalam menentukan tindakan ke depan. Penilaian kinerja karyawan dapat diberikan ada eperiode tertentu dengan metode yang berbeda-beda. Simak penjelasan di bawah ini untuk mengetahuia definisi, cara ukur, serta contoh penilaian kinerja karyawan!

Apa Itu Penilaian Kinerja Karyawan?

Penilaian kinerja karyawan merupakan suatu proses evaluasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan terhadap karyawan-karyawan yang bekerja di dalamnya pada periode tertentu.

Proses penilaian ini dibutuhkan sebuah perusahaan agar bisa memberikan umpan balik atau feedback terhadap karyawan sehingga mereka bisa memperbaiki hal-hal yang kurang optimal dan semakin mengembangkan hal positif yang mereka miliki.

Periode pemberian nilai untuk kinerja karyawan bisa berbeda-beda. Apa sajakah itu?

1. Full Year

Pada periode ini, penilaian dilakukan selama satu tahun kalender, yakni dari bulan Januari hingga Desember. Penilaian kinerja karyawan dengan periode ini bertujuan untuk memberikan hasil akhir kerja karyawan selama setahun penuh.

2. Mid Year  

Penilaian kinerja pada jenis periode ini dilakukan dari awal hingga pertengahan tahun (Januari-Juni). Tujuan penilaian dengan sistem mid year umumnya adalah memberikan gambaran hasil kerja dengan harapan karyawan dapat bekerja lebih baik lagi.

3. End Year 

Penilaian kinerja untuk jenis periode ini dilakukan dari pertengahan hingga akhir tahun (Juli-Desember). Tujuannya kurang lebih mirip dengan penilaian full year, yakni memberitahu hasil akhir kerja karyawan sebagai evaluasi selama setahun.

Tujuan dan Manfaat dari Performance Appraisal

Secara umum, tujuan penilaian kinerja karyawan dikelompokkan menjadi dua, yaitu tujuan evaluasi serta tujuan pengembangan. Tujuan evaluasi dalam performance appraisal meliputi:

• dapat mengetahui seberapa jauh karyawan berprestasi;
• membantu perusahaan membedakan karyawan;
• menjadi pedoman informasi terkait SDM dan karir;
• memotivasi karyawan untuk bekerja lebih giat; dan
• membantu perusahaan memberikan imbalayan layak untuk kerja karyawan.

Sementara itu, tujuan pengembangan meliputi: 

• meningkatkan tanggung jawab karyawan terhadap pekerjaannya;
• menaikkan etos kerja karyawan;
• membantu penempatan karyawan sesuai dengan pencapaian yang diraih;
• menguatkan hubungan antar-karyawan lewat diskusi performa; dan
• peningkatkan kinerja masing-masing karyawan.

Adapun manfaat pemberian nilai untuk kinerja karyawan, antara lain: 

• sebagai metode perbaikan prestasi karyawan;
• memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam melakukan penempatan, promosi, ataupun penurunan jabatan;
• menjadi bahan perbaikan kinerja di masa depan;
• sarana untuk mengembangkan dan mengasah kemampuan karyawan; dan
• alat bantu bagi divisi HRD/SDM dalam idenifikasi keberhasilan divisinya.

Cara Menilai Kinerja Karyawan

Penilaian kerja karyawan dilakukan berdasarkan jenis kontraknya (karyawan tetap atau training). Karyawan tetap umumnya akan mendapat performance appraisal secara tahunan. Tujuan dari penilaian ini adalah memberikan bonus atau kenaikan gaji.

Sementara itu, karyawan training biasanya akan diberi evaluasi pada waktu 30 hari sebelum kontrak berakhir. Tujuan performance appraisal untuk karyawan training adalah pengangkatan sebagai karyawan tetap, perpanjangan, atau pemutusan kontrak.

Dalam menilai kinerja karyawan tetap maupun karyawan training, perusahaan dapat menggunakan beberapa indikator yang dapat mempermudah proses penilaian, seperti:

• ketepatan waktu (dalam konteks jam kerja atau memenuhi deadline);
• tanggung jawab;
• hasil dan kualitas pekerjaan;
• jumlah kehadiran;
• perilaku; dan
• inisiatif.

Tahapan Performance Appraisal untuk Karyawan

Dalam memberikan penilaian kinerja karyawan, sebuah perusahaan akan melewati beberapa proses berikut ini:

1. Penentuan Standar

Langkah pertama yang dilakukan perusahaan sebelum menilai adalah menentukan standar. Standar bagi perusahaan sangat penting untuk dijadikan pedoman dan tolok ukur tercapainya tujuan. Agar bisa objektif, sebuah standar sebaiknya mengikuti konsep SMART, yaitu Specific (spesifik), Measurable (terukur), Achiavable (dapat dicapai), Relevant (relevan), dan Timeless (tidak terikat oleh waktu).

2. Komunikasi Terkait Standar Penilaian

Setelah standar ditentukan, maka manajemen perusahaan perlu mengomunikasikannya secara jelas kepada seluruh karyawan yang ada di perusahaan. Dengan mengomunikasikan standar, diharapkan para karyawan dapat mengetahui posisi serta hal-hal yang harus mereka kerjakan. 

3. Pengukuran Kinerja Karyawan

Pengukuran kinerja karyawan bisa dibilang menjadi tahapan yang paling sulit dari keseluruhan proses. Sebab, penilaian harus dilakukan sesuai periode yang telah ditentukan secara kontinu selama karyawan yang bersangkutan masih bekerja di perusahaan.

Oleh karena itu, dibutuhkan orang-orang yang jeli dan teliti, serta memiliki objektivitas tinggi dalam menilai sesuatu agar penilaian yang diberikan bisa sesuai dengan hasil kerja karyawan.

4. Membandingkan Kinerja dengan Standar yang Ada

Setelah pengukuran kinerja dilakukan, maka selanjutnya manajemen dapat membandingkannya dengan standar yang telah ditentukan. Tahapan ini meliputi beberapa tindakan seperti peninjauan track record, evaluasi, serta analisa data-data yang berkaitan dengan performa karyawan.

5. Mendiskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan

Tahapan setelah membandingan hasil kerja dan standar adalah mendiskusikan hasil penilaian dengan karyawan alias pemberian feedback. Tujuan dari tahapan ini adalah mengomunikasikan berbagai hal yang kurang dan yang perlu dioptimalkan dari karyawan. Dalam melakukan tahapan ini, perusahaan sebisa mungkin harus memotivasi karyawan agar bisa bekerja lebih baik ke depannya.

6. Mengambil Tindakan Lebih Lanjut

Setelah mendiskusikan penilaian hasil kerja dengan karyawan, maka manajemen dapat mengambil tindakan. Tindakan ini dapat berupa pemberian kontrak, kenaikan gaji, pemindahan divisi, hingga pemberhentian karyawan. 

Metode Penilaian Kerja Karyawan

Penilaian kinerja karyawan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu tradisional dan cara modern. Berikut pembahasan mengenai dua cara tersebut:

1. Cara Tradisional

Penilaian karyawan dengan cara tradisional meliputi:

• Rating Scale: Penilaian dengan pemberian skor (skala 1-10). Baik atau buruknya feedback dari perusahaan ditentukan dari tinggi rendahnya nilai yang diberikan.
• Checklist: Penilaian yang dibuat berdasarkan pernyataan deskriptif dengan pilihan jawaban ‘Ya’ dan ‘Tidak’, atau ‘Benar’ dan ‘Salah’. Dalam metode ini, penilai akan mencentang sesuai pengamatan kinerja karyawan.
• Forced Distribution: Penilaian dengan sistem pengelompokan kinerja. Kinerja karyawan akan dinilai berdasarkan kategori ‘high performers’, ‘average performers’, atau ’under performers’.
• Critical Incident: Penilaian karyawan berdasarkan perilaku kritis selama bekerja.
• Essay: Penilaian yang dilakukan dengan menulis deskripsi perilaku maupun kinerja karyawan. Deskripsi yang ditulis mencakup hal-hal seperti sikap, pengetahuan terkait pekerjaan, hasil kerja, ketertiban, dan potensi.

2. Cara Modern

Beberapa cara modern penilaian kinerja karyawan, antara lain:

• Management by Objectives (MBO): Metode penilaian yang melibatkan manajer dan karyawan dengan bahasan (identifikasi, perencanaan, dan pengaturan) yang fokus dengan tujuan penilaian pada periode tertentu. 
• Assessment Centre Method: Metode penilaian dengan memberikan gambaran kepada karyawan terkait hasil kerja mereka berikut dampak yang bisa diberikan. Metode ini juga memungkinkan untuk memprediksi kerja karyawan di masa mendatang.
• Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS): Metode yang menggabungkan penilaian kuantitatif dan kualitatif. Kinerja karyawan akan dibandingkan dengan standar yang ada, lalu diberi nilai numerik.
• Human Resource Accounting Method: Metode penilaian yang memperhitungkan produktivitas karyawan dengan penghasilan perusahaan. 
• Psychological Appraisal: Penilaian dengan melihat potensi yang ada pada karyawan. Penilaian ini meliputi tujuh komponen yaitu, ketrampilan interpersonal, kemampuan kognitif, kemampuan intelektual, leadership, kepribadian, kecerdasan emosional (EQ), dan keterampilan terkait posisi.

Contoh Form Penilaian Kerja Karyawan

Berikut contoh form penilaian kerja karyawan yang bisa Anda gunakan dan modifikasi sendiri sesuai kebutuhan:

Software & Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Sakura System

Berkembangnya teknologi dapat mempermudah berbagai aspek dalam pengembangan sebuah perusahaan, tak terkecuali dalam penilaian kinerja karyawan. Sakura System dapat menyediankan software dan aplikasi untuk menilai kinerja karyawan.

Selain itu, terdapat pula Human Resources Information System (HRIS) dan software penggajian SPISy yang dapat membantu kerja HRD dalam menganalisa kinerja dan menggaji  karyawan.

Klik link berikut untuk mengetahui lebih jauh tentang aplikasi penilaian kinerja karyawan oleh Sakura System:  https://www.sakura-system.co.id/service.html