Apa itu Employee Self-Service (ESS) HRIS, Manfaat, Fungsi,& Cara Memilih

Sakura System Solutions — 08 Jun 2024

Employee Self-Service (ESS) adalah salah satu perangkat penunjang kerja perusahaan yang semestinya dipikirkan dengan cermat. ESS erat kaitannya dengan efektivitas dan kenyamanan kerja para pegawai. Sistem ini berjalan dengan prinsip pelayanan mandiri yang memudahkan pihak karyawan dan juga perusahaan. Secara sederhana, Employee Self-Service (ESS) dapat disebut sebagai infrastruktur penunjang kerja yang membawa perusahaan serta karyawan lebih akrab dengan teknologi dan perkembangannya.

Jika Anda berminat membangun sistem ESS, maka artikel berikut ini menawarkan informasi lengkap yang Anda butuhkan. Anda akan menemukan definisi, fungsi, hingga strategi penerapan ESS.

Apa itu ESS (Employee Self Service)?

Saat perusahaan yang Anda kelola merambah pasar yang lebih besar, kerja operasional perusahaan juga akan semakin kompleks. Salah satu faktor yang menyebabkan hal itu adalah bertambahnya pegawai.

Di satu titik, perusahaan Anda tidak lagi mampu mengatasi pengelolaan pegawai secara manual. Pencatatan absen atau penghitungan gaji pokok dan uang lembur akan menjadi pekerjaan kecil yang menyita efektivitas perusahaan. Lalu, apa solusi untuk hal tersebut?

Employee Self-Service (ESS) adalah jawabannya. ESS merupakan sistem yang bekerja khususnya dalam ranah human resource (HR). Sistem ini digunakan khususnya untuk membantu perusahaan mengelola data pegawai dalam bentuk aplikasi mobile.

ESS memiliki definisi sebagai sistem berupa aplikasi yang digunakan oleh karyawan untuk mencatat dan mengakses informasi serta data terkait pekerjaan dan bidang human resource lainnya secara mandiri.

Sesuai dengan namanya, self-service, sistem ESS dikerjakan sebagai pelayanan mandiri oleh karyawan. Dengan kata lain, data terkait HR tersebut diinput dan diakses sendiri oleh karyawan melalui aplikasi otomatis yang terintegrasi.

Data HR yang dapat dikelola melalui ESS cukup banyak, misalnya personalisasi data pribadi (nama, nomor karyawan, jabatan, dll.), tugas harian, data absensi, data cuti tahunan, data slip gaji, dan lain-lain sesuai kebutuhan perusahaan. Data ini dapat digunakan karyawan ataupun perusahaan untuk pengukuran kualitas kerja dan kesesuaian di lapangan.

Secara sederhana, cara kerja ESS adalah memindahkan sederet tugas manual HR ke satu aplikasi dengan akses cepat dan mudah melalui komputer ataupun smartphone. Sebagaimana aplikasi mobile pada umumnya, sistem ESS membutuhkan jaringan internet dan cloud dalam mengelola dan menyimpan data.

Employee Self-Service dan HRIS

Anda mungkin telah lebih dulu mengenal HRIS atau human resource information system dibanding ESS. Apa perbedaan keduanya?

ESS dapat dipahami sebagai perkembangan dari HRIS. HRIS adalah sistem yang baru dikenal di penghujung tahun 1970-an melalui program ERP (enterprise resource planning), sebuah sistem yang menyimpan data karyawan secara real time dalam satu komputer mainframe.

HRIS pun mencapai titik balik perkembangan pada 1997 saat perusahaan teknologi DELL menerapkan sistem employee self-service yang sudah berbasis cloud. Di masa sekarang, tidak hanya perhitungan gaji, tetapi juga performance appraisal dan onboarding karyawan dapat dikelola melalui sistem ESS.

Manfaat dan Fungsi Employee Self Service

Pada dasarnya Employee Self-Service (ESS) dibangun untuk mempermudah pekerjaan personalia (HR) di satu sisi, dan di sisi lain juga memudahkan karyawan dalam mengawasi pemerolehan haknya selama bekerja.

ESS memperkecil kemungkinan salah catat hingga kecurangan terhadap hak karyawan. Dengan demikian, manfaat dan fungsi ESS yang paling mendasar adalah media quality control kedua pihak, yaitu antara perusahaan dan karyawan.

Peran ESS System

ESS System memiliki peran yang sangat penting, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut ini peran ESS system untuk perusahaan dan karyawan yang perlu Anda ketahui sebagai seorang pemilik perusahaan:

Peran ESS System bagi Perusahaan

Setidaknya ada lima peran ESS system bagi perusahaan yang bisa Anda ketahui, yaitu:

menyederhanakan beban kerja HR sehingga memangkas waktu 40 hingga 60 persen;
memangkas biaya operasional perusahaan hingga 30 persen dibanding dengan sistem pencatatan data manual;
menghilangkan bottleneck, seperti human error atau proses pengulangan pemrosesan data karena terjadi kesalahan;
mendukung perusahaan dalam membangun lingkungan kerja yang sehat dan nyaman sebab terjaminnya hak karyawan sesuai data yang disimpan ESS;
dapat digunakan sebagai tools untuk manajemen krisis jika perusahaan atau karyawan mengalami situasi tidak terduga; dan
menjadi solusi penyimpanan data karyawan yang aman.

Peran ESS System bagi Karyawan

Sementara itu, peran ESS system bagi karyawan secara singkat bisa dibedakan menjadi empat, yaitu:

memberikan independensi terkait tugas kerja dan pelaporannya;
sebagai jaminan atau bukti untuk menuntut hak atas pekerjaan dan tugas yang diselesaikan;
mendukung karyawan dalam manajerial dan efisiensi waktu penyelesaian tugas; dan
media penyimpanan data yang dapat diakses kapan saja tergantung kebutuhan, misalnya untuk melihat data absen dan cuti.

Bagaimana ESS System Mendukung Peningkatan Kepuasan Karyawan?

ESS dapat disesuaikan untuk mendukung penyimpanan berbagai data HR. Hal pertama yang paling mendasar adalah terkait absensi. ESS dapat meningkatkan kepuasan karyawan dengan adanya sistem absensi online yang dapat diakses sendiri oleh karyawan.

Sistem tersebut memungkinkan karyawan untuk melihat data absen mereka. Di tingkat yang lebih lanjut, sistem ini juga dapat mendukung sistem kerja jarak jauh sehingga karyawan dapat mencatat kehadiran mereka dari mana saja.

Hal tersebut juga berlaku dalam pengelolaan hak cuti. ESS memungkinkan pengajuan cuti melalui aplikasi. Karyawan tidak perlu melalui serangkaian permohonan cuti dengan administrasi yang panjang dan rumit sebab hal tersebut sudah disederhanakan dalam ESS. Hal ini juga meningkatkan nilai privasi antarkaryawan.

ESS juga berperan meningkatkan kepuasan karyawan sebab menyediakan akses slip gaji dan catatan lembur yang bisa dicek kapan saja di mana saja. Hal ini mendukung karyawan untuk mendapatkan upah sesuai hak dan tugasnya.

Strategi Pengelolaan SDM dengan Employee Self-Service

Bagi Anda yang berminat membangun sistem ESS, coba langkah berikut sebagai strategi merancang ESS:

Pertama, identifikasi kebutuhan apa saja yang ingin dikelola dalam ESS dan sesuaikan dengan budget perusahaan.
Kedua, pekerjakan staf khusus untuk mengontrol kualitas ESS.
Ketiga, sediakan waktu untuk mensosialisasikan dan mengedukasi karyawan tentang ESS.
Keempat, bangun budaya disiplin dan kesadaran diri dalam menggunakan sistem ESS.
Kelima, sediakan layanan umpan balik atau semacam ESS customer care untuk mendapat tanggapan karyawan atas ESS dan operasional perusahaan lainnya.

Tips Memilih Sistem Employee Self-Service

Semakin berkembang usaha Anda, semakin banyak dan luas kebutuhan pemanfaatan teknologi. Anda mungkin membutuhkan pihak eksternal yang ahli untuk merancang ESS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, pertimbangkan hal-hal berikut ini dalam memilih sistem Employee Self-Service (ESS):

carilah penyedia aplikasi ESS yang kredibel sehingga Anda tidak perlu membangun mainframe dengan biaya membengkak;
carilah penyedia yang menawarkan after sales atau konsultasi yang baik dan profesional;
pertimbangkan apakah penyedia juga memiliki layanan pelatihan dan membangun engagement dengan komunitas profesional;
bandingkan fitur yang ditawarkan dalam aplikasi dengan biaya; dan
pertimbangkan reputasi penyedia layanan, khususnya terkait komitmen mereka terhadap keamanan data perusahaan.

Jika Anda mencari di mana menemukan penyedia dengan kredibilitas tersebut, maka Anda bisa menghubungi tim Sakura-System Solution sekarang juga.

Sakura System merupakan solusi software dan aplikasi HR terbaik di Indonesia yang menjawab berbagai kebutuhan perusahaan terkait perhitungan gaji karyawan, data kehadiran karyawan, lembur, hingga perhitungan tunjangan BPJS dan PPh. Konsultasikan rencana sistem ESS perusahaan Anda bersama Sakura-System Solution.

Post Views: 2,417